同窓会開催の手順
自分の経験を基に同窓会開催までの手順をまとめてみました。
- 発起人になる
まず、同窓会を開催するには発起人が必要です。 自分は発起人になるような学生ではなかったと思うかもしれませんが、必ずしも当時の学級委員やクラスリーダーが発起人なる必要はありません。 誰でもいいのです。そして、ひとりで開催するわけではないので、まずは発起人になる決意を固めましょう。 同級生に発起人を依頼する場合は、丁重にお願いしましょう。 - 有志を集める
同窓会は会場の準備や、案内の送付など様々な作業がありますので、ひとりだけでは大変です。 そこで有志を募ります。親しい友人と連絡が取れる場合は、依頼してみるのもいいでしょう。 また、母校で卒業生を管理している事務局があれば、そこへ依頼してみるのもひとつの手です。 連絡可能な同級生を紹介してくれる場合もあります。 有志が集まったら、簡単な役割分担を決めましょう。案内作成、当日の幹事、同級生の連絡先の取りまとめ、司会進行役の人選、受付、カメラマン、先生の出迎え、調達係などがあります。 - 同窓会の対象者を決定する
同窓会をクラス単位で開催するか、学年でまとめて開催するかを決定します。 学年で同窓会を開催すると、卒業時の同級生以外にも会うことができ、また、たくさんの同級生が集まる可能性が高くなるので、盛り上がります。 せっかくの同窓会を開催したのに、人数が少ないと寂しいですからね。 対象が決まったら同級生の連絡先一覧を作成します。連絡可能な同級生、行方不明者、物故者に分けて管理します。 - 開催日時を決定する
同窓会は全国に散らばった同級生の帰省を利用して、通常お盆や正月休み、ゴールデンウィークなどを利用する事が多いです。 忙しい時期ではありますが、早めに開催連絡をすることで都合を合わせてもうらことが期待できます。4ヶ月~6ヶ月先を目安に計画するとよいでしょう。 時間帯は、一般に昼食時間帯か夕食時間帯です。女性の同級生は主婦である場合が多いので、12時~15時ぐらいにすると女性も参加しやすいでしょう。 - 開催場所を決定する
場所は地元のホテルやレストラン、居酒屋などです。人数が多い場合は立食形式にして、数多くの同級生と話を出来る空間を作ったほうが良いでしょう。 少人数の場合は、レストランや居酒屋で十分でしょう。 つぎに、開催場所に予約可能か確認し、場所とコース料理などを仮予約しておきましょう。会場が大きい場合は、マイクや壇上などの手配も必要です。 できれば、実際に場所や料理を下見してみるといいですね。 - 先生の連絡先を確認する
担任の先生やお世話になった先生を招待する場合は、連絡先を確認します。母校や、母校の卒業生を管理ししている事務局に問い合せて確認してみましょう。 - 案内状を作成する
日時と場所が決まったら案内状を作成します。案内状には、次の内容を明記します。- あいさつ
- 日時
- 場所と地図
- 費用
- 発起人連絡先
- 案内状を送付する
同級生の連絡先リストを作成し案内を送付します。当サイトの掲示板を利用して行方不明者に周知していただいても構いません。効果は未知数ですが・・・。 - 当日の準備をする
以下、当日までに準備するものを列挙します。- 司会者
規模の大きい同窓会では司会者が必要です。同級生に司会が上手な人がいれば依頼してみるのもよいでしょう。 - 受付名簿
参加費用の受け取りを記入できるように - 名札
同窓会では、同級生の顔は覚えているが、名前が思い出せないことがほとんどですので参加者の名前を大きめの字で記した名札を事前に用意します。 名前が変わっている場合は、名札に旧姓も沿えておきます。 - 領収書（必要であれば）
- スケジュール表
何かサプライズなどがあれば楽しめますね。 - クラス別の立て札
学年で同窓会をする場合は、テーブル毎に立て札でクラスがわかるようにします - アンケート
次回の開催に向けてアンケートを用意しておきます。開催時期、予算、場所などの感想を聞いておくとよいでしょう。 - ボールペン（アンケート回答用）
- 先生への花束
- 司会者
- 同窓会当日を迎える
ここまでできていれば、あとは当日を迎えるだけです。 多少のハプニングはあるかもしれませんが、同級生ですので許してくれるでしょう。 楽しい同窓会開催の参考になれば幸いです。